C’era una volta il webinar

1. Il dietro le quinte

Ora, possiamo cominciare.

Immagina la sveglia presto, è mattina, fuori fa freddo, pieno inverno. L’idea di alzarti dal letto non ti entusiasma, in più, oggi è il giorno del webinar.
Ti stai preparando da giorni, ripeti ossessivamente l’attacco del tuo speech, i concetti chiave, le metafore. È davvero importante “bucare lo schermo”, arrivare al cuore dei partecipanti, emozionarli e rendere questa mattinata indimenticabile.

“Sì, ma, come fare?”

Preferisci non pensarci ora, meglio fare qualcosa di pratico e manuale, troppi pensieri affollano la mente in questo momento. Ti vesti, sei un po’ in anticipo, poco importa. Ripassi mentalmente la scaletta dei primi minuti: “Apertura, icebreaker, presentazioni, aneddoto divertente…”

Da subito, ti accorgi che qualcosa non va come dovrebbe; ci risiamo, solito problema di connessione. Senti una voce metallica intermittente, qualche immagine scompare lasciando spazio a freddi riquadri antracite con scritte bianche al centro. Per fortuna, tutto sembra tornato alla normalità. Le prime parole sono sempre le più difficili, il cuore batte come un tamburo da stadio in gola, freddo improvviso, la sudorazione aumenta, la voce è un po’ tremolante e sul viso si dipinge un sorriso forzato misto a terrore.

Bene, fermiamoci un attimo.

Negli ultimi due anni, l’emergenza sanitaria ci ha letteralmente immersi in una nuova grande realtà digitale, senza neanche chiederci un parere a riguardo. Niente più eventi pubblici, niente più conferenze (talvolta) infinite, niente più speaker sensazionali o relatori soporiferi, niente più pause sociali e coffee break attesi più della campanella dell’intervallo ai tempi del liceo. Tutta, o quasi, la nostra attività lavorativa si svolge ormai al computer e le videochiamate, i corsi online, i webinar digitali, sono diventati il nostro pane quotidiano.

Indipendentemente dal fatto che tu possa apprezzare o meno queste novità, hai due possibili strade da percorrere:

Sì, hai ragione, non è che ci sia poi una grande scelta, in fondo.

Oggi, ci focalizzeremo, neanche a dirlo, sulla seconda strada, e lo faremo come in un film di Quentin Tarantino. Affronteremo il cambiamento e l’adattamento un capitolo alla volta. Il tutto, condito da strumenti pratici per gestire la comunicazione attraverso quei piccoli e potenti strumenti che hanno ormai invaso le nostre vite: le webcam.

2. La comunicazione digitale: sguardo e timing

Lo sai che parlare in pubblico è una delle paure più grandi per l’essere umano?
Non ci credi?
Secondo il National Institute of Mental Health, in USA, il 73% della popolazione ha paura di parlare in pubblico. Inoltre, una ricerca condotta nel Regno Unito ha visto il public speaking raggiungere la seconda posizione nella classifica delle paure più grandi per l’uomo.

Partiamo subito da un dato oggettivo, parlare in pubblico fa paura. La trasformazione digitale degli ultimi anni ha però imposto un approfondimento ulteriore sulla questione.

Parlare avendo davanti un pubblico in carne e ossa o davanti ad una webcam, magari nel comfort della nostra camera o del nostro soggiorno, è sensibilmente differente. Con questo non vogliamo dire che la modalità digitale non giustifichi l’insorgere di paura o preoccupazione, ma lo spazio intorno a noi e, soprattutto, la “distanza” tra speaker e partecipanti … incide in modo rilevante.
Non stiamo definendo una condizione migliore o peggiore rispetto all’altra, ma è importante compiere una prima riflessione sul setting. Tralasciando questo argomento, rischieremmo di arrivare impreparati ai futuri eventi online. Quali sono, quindi, i maggiori punti di attenzione per chi svolge un webinar su una piattaforma digitale?

Un primo grande consiglio riguarda proprio lo sguardo.
Gli eventi online celano una grande insidia: la mancanza del gioco di sguardi tra speaker e partecipanti.
Guardando i riquadri delle persone presenti, non incroceremo mai i loro sguardi. Come si risolve questo impasse? Ma soprattutto, dove dobbiamo guardare durante il nostro turno di parola?

CONSIGLIO PRATICO : guarda la telecamera del tuo computer mentre parli. Inizialmente farai fatica, lo sappiamo, ci siamo passati tutti, questo però è un passaggio obbligato per riuscire ad essere efficace anche attraverso uno schermo. Soprattutto nei momenti maggiormente emotivi del tuo intervento, concentrati sulla camera, poi, senza esagerare, distogli pure momentaneamente lo sguardo.

Altro punto di attenzione riguarda il TIMING. A causa delle trasmissioni televisive, soprattutto quelle politiche, stiamo perdendo l’abitudine di rispettare i turni di parola. Si parla, è proprio il caso di dirlo, tutti insieme appassionatamente.
Hai mai fatto caso a quante volte ti capita di interrompere il tuo interlocutore?

La comunicazione è una sinfonia, armonica e ritmica, dove ascolto e parola si intrecciano sinuosamente. Dobbiamo essere tanto concentrati e focalizzati nell’ascolto quanto lo siamo nel parlato, altrimenti il rischio è quello di creare una sinfonia dissonante, con partiture che non suonano all’unisono.
Gli strumenti digitali contribuiscono a rendere questo compito ancora più arduo. A causa della latenza derivante dalla tecnologia, negli eventi online tendiamo spesso ad accavallarci l’un l’altro, per poi lasciar spazio a silenzi imbarazzanti. Risultato? Confusione, una melodia stonata e fastidiosa.

CONSIGLIO PRATICO : aspetta che il tuo interlocutore abbia terminato di parlare, anche se prima è stato lui stesso ad interromperti. L’accavallarsi di voci non farà altro che renderti inefficace dal punto di vista comunicativo.

3. I canali della comunicazione e come gestirli al meglio

Seconda tappa del nostro viaggio riguarda i canali della comunicazione.
Ti sarà capitato più volte di sentire il detto “diamo troppa importanza alle parole”, ed è vero. Ci ritroviamo a concentrarci solo ed esclusivamente sulle parole del nostro interlocutore, senza però considerare la miriade di informazioni provenienti dal suo modo di parlare, di muoversi, di gestire la voce e dai suoi silenzi.
La comunicazione è un mondo, un’arte, una scienza. Per poter essere efficaci è necessario conoscere i canali che la compongono.
Sì, tutto molto poetico, ma quali sono questi canali?

Sono il canale della comunicazione, in assoluto, più “famoso”. Sulle espressioni facciali si è detto tutto e il contrario di tutto.
Come possono le espressioni facciali migliorare la nostra comunicazione?
Rifletti su quanto un’espressione facciale di una persona, a te molto cara, possa metterti in allarme o insospettirti.
Nei webinar o negli eventi digitali, la situazione è la medesima. Perché mai dovresti seguire per ore una persona con un volto triste (o spaventato, impaurito, arrabbiato)? Senza scomodare eccessivamente Giacomo Rizzolatti e il suo team, che nel 1994 furono autori di una delle più straordinarie scoperte dell’ultimo secolo, i NEURONI SPECCHIO, vi basti sapere che una nostra espressione facciale è in grado di provocare delle reazioni in chi ci sta osservando, influenzando persino il suo stato emotivo.
Questo vuol dire che dobbiamo avere un sorriso finto e “di cera” per tutta la durata dell’evento?
No, non è questa la strategia migliore, si tratta di utilizzare le nostre espressioni facciali in accordo e armonia con quanto stiamo dicendo.
Le parole che scegliamo di pronunciare, e che compongono il nostro discorso, devono trovare la giusta corrispondenza nelle espressioni del nostro volto.

Il canale linguaggio del corpo rappresenta un vero e proprio mondo, non basterebbe un libro per descriverlo nel dettaglio. Per questo motivo, oggi, ci soffermeremo “soltanto” sui GESTI. Riassumendo, esistono:

È importante porre attenzione ai gesti manipolatori, potrebbero inficiare la qualità della nostra comunicazione, mentre è necessario imparare a dosare e utilizzare nella maniera corretta i gesti illustratori, al fine di accompagnare gli ascoltatori nel racconto e facilitarne la comprensione.

Voce: la nostra impronta digitale sonora. Unica e insostituibile. Parola d’ordine quando si parla di voce è: VARIAZIONE.
Utilizzare il medesimo ritmo e velocità nel parlato, un volume e una frequenza costanti, ti porterà ad annoiare chi ti sta ascoltando con conseguente fuga o colpo di sonno improvviso. Crea alternanze, rallenta sulle parole chiave, enfatizzale aumentando il volume e rendendo chiaro ed evidente il peso specifico di quel concetto. Aumenta ritmo e velocità nei punti di raccordo, senza pregiudicare la comprensione delle parole. Divertiti a creare una vera e propria melodia, indossa i panni di Mozart e stupisci il tuo pubblico.

È ciò che diciamo, il contenuto delle nostre parole.
Lo speaker deve conoscere ciò di cui sta parlando con una tale padronanza da poterlo ripetere anche sotto interrogatorio. Come stiamo vedendo, ci sono svariati fattori che influenzano la nostra performance, una base teorica solida è il primo mattone sul quale edificare la nostra casa e la nostra miglior ancora di salvezza nei momenti di difficoltà.
“Ma a me piace improvvisare!”
Bene, puoi decidere di farlo, sarà la ricetta per la tua più grande disfatta.
L’improvvisazione è un’arte, improvvisa davvero chi ha raggiunto un livello eccelso nella tecnica di base ed è maestro nella teoria. Solo con questi presupposti può prendere forma “Il Genio”.

Si intendono le pause, le ripetizioni, i balbettamenti, tutto ciò che riguarda lo stile, appunto, del nostro parlato.
Riprendendo quanto detto sulla voce, anche per lo stile vale lo stesso discorso. Studia le tue pause, non far sì che queste nascano dalla necessità di riempire un vuoto mnemonico, sottolinea i concetti più rilevanti. Ripeti una stessa parola più di una volta, se necessaria per la comprensione di un concetto più ampio o dell’intero discorso.

Temperatura corporea, frequenza cardiaca, pressione arteriosa ecc…
Non puoi controllarlo direttamente, puoi però imparare a gestirne le reazioni, per esempio quelle connesse alla paura (freddo, respirazione irregolare) o di qualsiasi altra emozione, e sfruttarle a tuo vantaggio.
Una cosa ci teniamo a dirla, accogli con coraggio le tue emozioni.
Sfruttale a tuo vantaggio, vivile.
Riconosci i segnali nel tuo corpo, localizza dove si manifestano, usa la respirazione diaframmatica profonda per normalizzare le reazioni più impattanti. Se vuoi saperne di più sulla respirazione diaframmatica e i suoi effetti ne parleremo in un prossimo articolo.

4. L’ultimo atto: IL GRAN FINALE

Siamo arrivati in fondo, il cerchio, finalmente, si chiude. Prima però, devo rivelarti una cosa molto importante.

Tutto quello che ti ho detto sarà inutile a meno che…

… A meno che tu non segua questo ultimo suggerimento. Una sorta di segreto inconfessabile, il Santo Graal della comunicazione:

Devi essere coerente!

Deve esserci coerenza tra tutti i canali analizzati, tra quello che dici, quando lo dici, come lo dici e perché lo dici.
Nessuna parola può essere sprecata, nessuna parola può essere buttata lì, nel vuoto, sperando che qualcuno ne colga l’importanza o il significato.

L’incoerenza tra l’espressione facciale con cui dici una parola, la pausa fatta, il volume della voce, il timing, il gesto illustratore che la accompagna, rischia di generare una dissonanza molto forte nelle persone che ti stanno guardando.
Risultato? “Ha qualcosa che non mi convince…”

Ti sembra un’impresa impossibile?
È “solo” questione di ALLENAMENTO! L’essere coerente nella tua comunicazione ti permetterà di essere autentico, di emozionare chi ti sta guardando e al tempo stesso di emozionarti, di “bucare” lo schermo e la webcam che ti separa dal tuo pubblico.
Come promesso, ti abbiamo fornito una serie di strumenti pratici per perfezionarti nella comunicazione digitale, ora manca solo una cosa da fare…

Andare in scena!

Fonti per approfondire gli argomenti trattati:
Barrett Feldman Lisa – 7 lezioni e mezzo sul cervello
Bradberry T. & Greaves J. – Intelligenza Emotiva 2.0
Ekman Paul – Te lo leggo in faccia
Garassini Romana – Parlare in pubblico è facile se sai come fare
Iacoboni Marco – I neuroni specchio
Ingrassia Diego – Il cuore nella mente
New Scientist – Cervello: come funziona l’oggetto più complicato che esista
Rosenberg B. Marshall – Le parole sono finestre (oppure muri)